Arranca el nuevo sistema de gestión de compras en la UPV

Publicado el 28 marzo, 2018

 

El nuevo sistema de gestión de compras de la UPV entró el vigor el pasado día 9 de marzo, con el objetivo de que la universidad se adapte a la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las directivas europeas.

A partir de ahora, para CUALQUIER compra es necesario realizar los siguientes pasos:

  • ANTES de efectuar cualquier compra hay que realizar una solicitud de pedido a través de GEA en la Intranet UPV, en la que se introducirá el proveedor (en la solicitud de pedido hay que introducir el CIF del proveedor por lo que debemos conocerlo), importe, lo que se va a comprar y motivo de la compra.
  • Se debe introducir la información necesaria. Ejemplo: Se quiere comprar material de oficina. Tenéis que hacer un cálculo de lo que vayáis a gastar siempre por encima e incluyendo posibles gastos de envío ya que EL IMPORTE DE LA FACTURA NUNCA PUEDE SUPERAR EL IMPORTE INDICADO EN LA SOLICITUD DE PEDIDO. Por tanto, es recomendable solicitar un presupuesto previo.
  • Si la empresa que ha realizado el presupuesto no supera los 15000 euros excluido IVA, se producirá automáticamente una reserva del dinero. Hasta que no esté validado por el sistema el profesor no podrá realizar físicamente la compra. Cuando se tramite la factura se vinculará a la solicitud de pedido.
  • Si el proveedor supera los 15.000 € IVA excluido, hay varias opciones:
  • Solicitar a un proveedor que no haya superado el importe. Se procederá como en los puntos anteriores.
  • Que exista algún concurso resuelto en la UPV que lo pueda suministrar.
  • Acogerse al sistema simplificado de compras a través de la web del Ministerio desde 1€ hasta 35.000€ especificando muy bien las características de lo que se quiere comprar pero sin indicar MARCAS. Se asignará al licitador que oferte más barato. Son los proveedores los que deberán presentarse a la licitación. Está opción se solicitará también a través del GEA.

PUNTUALIZACIONES IMPORTANTES:

  • Siempre hay que efectuar la SOLICITUD DE PEDIDO ANTES DE EFECTUAR LA COMPRA A TRAVÉS DEL GEA.
  • SOLO se admitirán FACTURAS INCLUSO DE PEQUEÑA CUANTÍA (cuidado con proveedores como Amazon, ebay, etc. Ya que normalmente facturan otras empresas normalmente chinas que suelen facturar mal y no se podrán tramitar).
  • ÚNICAMENTE se admitirán tickets de tipo taxis, parking, metro… si previamente se ha efectuado la correspondiente “Solicitud de Comisión de Servicios” a través del GEA.
  • Las facturas relacionadas con viajes irán SIEMPRE A NOMBRE DEL COMISIONADO CON SUS DATOS FISCALES Y NO A NOMBRE DE LA UPV.
  • En el caso de Cuotas de inscripción a Congresos y Cuotas de socios, las facturas deberán ser emitidas a nombre del comisionado y no a nombre de la UPV.

FAQS:

1-. ¿Quién puede realizar un pedido?

Podrá realizar la solicitud del pedido en una oficina gestora todo el personal autorizado a Serpis en dicha oficina, y además en las oficinas gestoras de actividades con clave específica podrán realizar dichas solicitudes el personal autorizado desde la intranet tanto a la gestión de la oficina en la aplicación “GEA”, como los autorizados específicamente a la aplicación “GEA Pedidos”.

2.- ¿Cómo puedo autorizar a alguien para realizar pedidos?

Las autorizaciones las gestionarán los responsables desde su intranet en la opción “Autorizar”, dentro del apartado Investigación > Gestión de proyectos y convenios.

3.- ¿Debo solicitar pedido en aquellas compras realizadas antes del 9 de marzo que aún no se hayan tramitado?

Sí. Aquellas compras que se hayan realizado antes del 09 de Marzo de 2018 y aún no hayan sido tramitadas, también deberán ser enviadas como pedido de compra. Para ello, se ha habilitado una opción en el formulario que deberá ser marcada para indicar que se trata de una compra sin solicitud previa.

4.- El CIF que he introducido de mi proveedor no aparece. ¿Ha superado los 15000 euros y no puedo seleccionarlo?

No, no aparece porque ese proveedor no está dado de alta en terceros. Se deberá dar de alta antes de continuar a través de la ficha de alta de terceros.

5.- ¿Cómo me indica que el proveedor no es elegible por haber superado los 15000 euros (en toda la UPV)?

Aparece el siguiente mensaje tras introducir la cantidad de la base imponible.

6.- ¿Cuándo podemos recurrir al informe de excepcionalidad?

Informe de excepcionalidad, casilla para indicar que se quiere enviar la solicitud aunque supere el importe establecido como máximo.

Para poder realizar esta acción debe existir un motivo de excepción, se deberá seleccionar de la lista desplegable Motivo de excepcionalidad y adjuntar un informe justificándolo.

En caso de seleccionar Informe de excepcionalidad, es obligatorio adjuntar el informe de excepcionalidad.

7.- ¿Cuáles son los supuestos de excepcionalidad?

Los supuestos de excepcionalidad son:

  • Emergencia
  • Obra de arte única
  • Protección de derechos
  • Proveedor calificado único

En cualquier caso es necesaria su acreditación mediante informe.

8.- ¿Qué pasos debo seguir para confirmar el pedido?

En primer lugar debemos pulsar la casilla “enviar” para generar la solicitud previa y su expediente correspondiente.

Se generará un informe “provisional” que se deberá “Confirmar” para que el pedido se envíe a la firma del responsable.

Al confirmar la solicitud de pedido de compra, al responsable le aparecerá en solicitudes pendientes de firma.

Se requiere la aprobación de la compra por parte de la persona responsable de la oficina gestora a la que pertenezca la solicitud en “Firma de solicitudes pendientes”.

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